Az elavult bérszámfejtő szoftver akár tönkre is teheti a céget
A bérszámfejtés, bérügyi teendők kapcsán számos tévképzet látott napvilágot az elmúlt években. A tevékenységet gyakorta csupán háttérirodai funkciónak tekintik, amolyan szükséges kelléknek, amelynek működése elvárt, de a fejlesztésére már nem igazán jut forrás a költségvetésből. Ez a fajta látásmód pedig oda vezet, hogy a cégek túlnyomó többsége elavult, gyakran évtizedes szoftvert alkalmaz a munkavállalók bérének számfejtésére. Mi ezzel a probléma?
Az elavult szoftverek használatával számos hazai vállalkozás teszi ki potenciális veszélynek magát. A rosszindulatú támadók céges információkhoz, üzleti titkokhoz, és nem mellékesen a munkavállalók személyes adataihoz férhetnek hozzá. A támadások egyik sarkalatos pontja kétségtelenül a bérszámfejtő programok, amelyek rengeteg szenzitív adatot kezelnek.
Bár látszólag megoldás lehet a bérszámfejtési szoftverek mellőzése, és a jól beváltnak vélt táblázatkezelő programok leporolása, ám az csupán más jellegű problémákat generál majd a munka során. A táblázatok ugyanis nem használhatók megfelelően a nagyobb számú kollektíva bérszámfejtésére.
Miért jelent problémát az elavult bérszámfejtő szoftver?
Ironikus módon a vállalatok az elavult bérszámfejtő szoftver használatával tudtukon kívül okoznak hatalmas károkat önmaguknak, ami szélsőséges esetben akár a cég jövőjét is megpecsételheti. De miért fordulhat ez elő? Miért nem elegendő az egyszer beszerzett szoftver a bérügyek intézésére az idők végezetéig, amikor ugyanúgy munkabért számfejtenénk vele? Az alábbiakban felsorolunk néhány fontos tényezőt, ami probléma lehet.
A biztonsági frissítések hiánya: Az első és talán legfontosabb szempont, az a szoftverfrissítések elmaradása. Bizonyára nem szükséges külön aláhúzni, hogy a biztonsági frissítéseket nem kapó programok sokkal könnyebben vállnak a kiberbűnözők áldozatává, mint a rendszeresen karbantartottak. Ez utóbbinál ugyanis a fejlesztők folyamatosan kutatják a sebezhetőséget, és igyekeznek befoltozni a biztonsági réseket.
Integráció: Különösebben ez a szempont sem szorul magyarázatra. Ha a bérszámfejtés során készült jelentéseket, statisztikákat, kimutatásokat meg szeretnénk küldeni az adóhatóság felé a bérprogramon keresztül, ahhoz csatlakozni kell az ügyfélkapuhoz. Az ellenőrzési-jóváhagyási folyamat során az elavult bérszámfejtő szoftver el fog bukni, ugyanis a biztonsági kockázat miatt nem jön létre a kapcsolat a két fél között.
Változó jogszabályok: Az egyik legkényesebb pont, súlyossága miatt talán kezdhettük is volna ezzel a felsorolást. A pénzügyi terület és az adókörnyezet évről évre dinamikusan változik, tehát koránt sem állandó. (Csak egy példa: idéntől a 25 év alatti fiatalok mentesülnek a személyi jövedelemadó fizetési kötelezettség alól.) Az elavult bérszámfejtő szoftverek magától értetődően nincsenek felkészítve a jogszabályi változásokra, így a hó végi fizetésekbe komoly hibák csúszhatnak.
Új funkciók hiánya: Egy folyamatosan frissülő szoftver programozói nem pusztán a hibák kijavítására, de az új funkciók fejlesztésére is koncentrálnak. Ezek könnyebbé, átláthatóbbá és gyorsabbá tehetik a munkát, ami alapvetően minden vállalkozás számára örvendetes hír.
Az elavult bérszámfejtő szoftver tehát egyrészt óriási kockázatot rejt magában – ez akár a cég működését is veszélyeztetheti –, másrészt a szervezet számos újdonságtól eleshet, ami pedig ütőkártyát adhat a konkurencia kezébe.
