Miért fontos a bérszámfejtés, és mivel foglalkozik a bérszámfejtő?
Bérszámfejtés: Bizonyára számos munkavállaló legalább havonta egyszer találkozik ezzel a kifejezéssel, még abban az esetben is, ha a munkafolyamat mögötti mechanizmus nem is teljesen világos a számára. Mivel a fizetés mindenki számára húsbavágó témát érint, ezért érdemes megismerkedni kissé részletesebben is a bérszámfejtés rejtelmeivel, illetve a bérszámfejtő feladataival.
Tartalom
- Árak
- Ajánlatkérés
- Bérszámfejtés alapjai
- Mivel foglalkozik a bérszámfejtő?
- Hogyan lesz valakiből bérszámfejtő?
- Az adók és az adózás
- A bérszámfejtés szükségszerűsége
- A bérszámfejtés nehézségei
- A bérszámfejtés és az MI
Mivel ez az oldal elsősorban cégeknek nyújt bérszámfejtési és egyéb munkaügyi szolgáltatást, mielőtt elmerülnénk a szakmai részben, essen néhány szó annak költségeiről, illetve arról, hogy vállalkozóként miként tud ajánlatot kérni tőlem az egyes tevékenyégekkel összefüggően. Amennyiben kifejezetten a bérszámfejtés szakmai része iránt érdeklődik, úgy a következő két főcímet nyugodtan ugorja át.
Árak
A fix összegű, úgynevezett havidíjas bérszámfejtési szolgáltatásnak megvan az a hátulütője, hogy a kis költségvetéssel rendelkező vállalkozásokat kiszorítja a piacról. Ez több szempontból is előnytelen: egyrészt a vállalkozó kénytelen házilag ellátni a bérszámfejtés teendőit, másrészt a bérügyes szakember potenciális munkától eshet el. Ezt elkerülendő, az árképzés során a fő/forint elvet követtem, így a költségek alacsonyan tarthatók abban az esetben is, ha a cég csupán egy-két alkalmazott havi számfejtését kéri. A részletes bontást a bérszámfejtés árak menüpontban tekintheti meg.
Ajánlatkérés
Amennyiben cégvezetőként, vállalkozás tulajdonosaként a bérszámfejtés kiszervezését fontolgatja alkalmazottai számára, TB ügyintézésre, illetve bárminemű bérügyi tanácsadásra van szüksége és szeretne egyedi ajánlatot kérni tőlem, kérem, kattintson a fenti szövegdobozban található ajánlatkérés gombra vagy ide.
Most pedig egy rövid bevezetőt követően térjünk rá a bérszámfejtési szakma rejtelmeire, vegyük sorra a bérszámfejtő teendőit, illetve vesézzük ki, hogy miért is elengedhetetlen a bérügyes szakember munkája.
Amikor ledolgozott óráink, illetve fizetett szabadságaink után hó végén megkapjuk a fizetésünket, sokunknak eszébe sem jut, hogy a pontos számok mögött komoly munka rejlik. Ez a precíz számítás pedig az alapját képezi annak – dolgozzunk akár egy multi cégénél, akár egy kisvállalatnál, vagy a közigazgatásban –, hogy a fizetésnapon stimmeljenek a számok.
A bérszámfejtés tehát garancia arra nézve, hogy a hatályos jogszabályok alapján a munkánkat követő jogos bérünk a kezünkben vagy a bankszámlánkon landoljon. Gondos bérszámfejtés és tapasztalt bérszámfejtő nélkül ugyanis nem létezhet precíz bérezés sem.
Bérszámfejtés alapjai
Sokan úgy gondolkodnak, hogy a bérszámfejtés mindössze annyiból áll, hogy a bevételből (illetve állami alkalmazott esetén a központi költségvetésből) levonásra, majd kifizetésre kerül a munkavállaló bére. E tekintetben pedig akár az egész folyamatot automatizálni is lehetne. Ez azonban nem így van. Elöljáróban csak annyit, hogy ez az elmélet már akkor megdől, ha a dolgozó betegség miatt kimarad a munkából.
Másoknak pedig az a meggyőződésük, hogy a bérszámfejtőnek kizárólag a fizetésnapot megelőző néhány napban van munkája. Nos, ez az elképzelés is fatális tévedés. Már csak ezért is, mert egy-egy béres szakember több munkáltatónak is dolgozhat, ahol nem feltétlenül esnek egy napra a kifizetések. Emellett előfordulhatnak pályázatok, időközi kifizetések, jutalmak, pénzbeli juttatások, Cafeteria, egyéb béren kívüli juttatások, egészségpénztári utalások, hogy csak a hirtelen felmerülőket említsem.
Habár 2018 előtt a NAV már minden magánszemély részére kalkulált egy a személyi jövedelemadó bevallásához szükséges tervezetet, sok munkáltató addig saját hatáskörében végezte el dolgozói szja-kalkulációját. 2018-tól a munkáltatóknak erre már nincs lehetősége, a Nemzeti Adó- és Vámhivatal automatikusan, külön kérés nélkül elkészíti az szja-tervezetünket. (Azt egyébiránt nem szükséges elfogadnunk, benyújthatunk saját számításon alapuló bevallást is.) Talán nem volt köztudott, de ez idáig ezeket a számításokat is a bérszámfejtés végezte.
Mivel foglalkozik a bérszámfejtő?
A bérszámfejtő a munkavállalók fizetésének és egyéb juttatásainak számfejtésével, a munkaügyi nyilvántartások koordinálásával, a szabadság, betegség, külső munka, kiküldetés és egyéb távollét adminisztrációjával, továbbá a jogszabályban meghatározott adatszolgáltatások körüli teendők ellátásával foglalkozik. Munkája nélkül a beosztottak nehezen követnék, hogy milyen kalkuláció alapján kapták a bérüket.
Ennyi mindennel foglalkozik a bérszámfejtő? Ennél még sokkal többel is! Ahogyan a fentiekben megállapítottuk, az összes, munkavállalót érintő bérkiadás számfejtése az ő feladata. De ez csak az alapeset, ha a dolgozó hó elejétől hó végéig minden munkanapon munkába áll. Amennyiben megbetegszik, úgy a TB ügyintézés is a bérszámfejtő munkája lesz. Mi is az a TB ügyintézés?
Az ugye egyértelmű, hogy munkabért csak a ledolgozott órák után kapunk. Értelemszerűen, amikor betegség miatt kiesünk a munkából, azokra a napokra nem járna fizetés. Azonban azért, hogy a dolgozót ne érintse érzékenyen a távollét, a betegsége alatti időre is elszámol neki az állam egy meghatározott összeget. Ezt hívják társadalombiztosításnak, röviden TB-nek.
Ez persze nincs ingyen, a munkavállaló adójából havi szinten levonásra kerül az az összeg, ami betegsége esetén orvosi ellátását, illetve a keresőképtelensége alatti időt fedezi.
Apropó, betegség! A munkavégzésből kiesett dolgozók bejelentése szintén a bérszámfejtő feladata. Továbbá a nyugdíjjárulék, az egészségbiztosítási járulék, a már említett szja, és még egy sor adó, amik kötelezően levonásra kerülnek a bruttó bérből.
Ezek mellett kalkulálni kell a munkavállaló szabadságát, túlóráit, kiküldetéseit, szakmai távolléteit, egyéb díjazásait. Koránt sincs még vége! A bérszámfejtő forintosítja a gyermekek után járó kedvezményeket, a fizetésemeléseket, a kötelező és adható bérkiegészítéseket.
Említésre került a gyermek. A béres munkatársak feladata a gyermekápolási táppénz (GYÁP), a csecsemőgondozási díj (CSED), illetve a gyermekgondozási díj (GYED) ügyintézése is. De ha ne adj’ isten munkahelyi baleset ér minket, akkor annak bejelentése, illetve a baleseti táppénz adminisztrálása is a bérszámfejtés, illetve a bérszámfejtő hatáskörébe tartozik.
Ezek ismerete folyamatos jogi jártasságot (az adótörvények gyakorta változnak), naprakészséget, monotónia-, és magas fokú stressztűrést igényelnek. Ha ezt felszorozzuk a munkavállalók számával, akkor például egy tíz fős cég esetén a fent felsoroltak tízszeres munkát jelentenek.
Hogyan lesz valakiből bérszámfejtő?
A bérszámfejtő (bérügyintéző) tanfolyamokat gyakran kombinálják a társadalombiztosítási ügyintéző képzéssel. A képzési idő általában hat hónapból áll, melyet követően a hallgatónak vizsgakötelezettsége van. A jó bérszámfejtő szakember tanulása azonban nem ér véget a vizsga megszerzésével. A folyamatosan változó jogszabályi környezet ugyanis az ismeretek rendszeres frissítését követeli meg.
Amennyiben a fizetésünk kalkulálásáért felelős személy nincs tisztában a levont adók, kedvezmények, jogosultságok stb. aktuális összegével, könnyen téves bér kerülhet a bankszámlánkra. Ezt pedig az adóhatóság nehezen szokta tolerálni.
A humánerőforrás szempontjából a bérszámfejtés az egyik legszenzitívebb terület. Ez az a szakma, amivel szemben a legtöbben kritikusak vagyunk, hiszen a bérezés, a levonások mindenkit érzékenyen érintenek.
Az adók és az adózás
Adózni mindenhol kell? Többnyire igen. Van ugyan néhány – a miénknél szerencsésebb – hely a világon, melynek állampolgárai mentesülnek ezen kötelesség alól, de ezek jórészt roppant gazdag törpeállamok. De még ezek közül az országok közül sem mindenhol teljes az adószabadáság, leginkább a helyi szja-t nem kell teljesíteni.
Ez egyben azt is jelenti, hogy bérszámfejtésre, illetve bérszámfejtői munkára az egész világon szükség van. Noha az egyes államok eltérő adózási formái miatt ez a munkaterület más és más felkészültséget kíván, a cél mindenhol az, hogy a bruttó keresetünkből a minket megillető nettó bért hajszálpontosan megkapjuk.
Az életben csupán két dolog biztos: a halál és az adó.
Az Egyesült Államokban például államonként változnak a munkavállalóktól levont adótételek. Így más alapján számfejt egy Washingtonban dolgozó, és más alapján egy Los Angeles-ben tevékenykedő béres szakember.
Az állam zökkenőmentes működésének biztosításához globális szinten hozzávetőleg a következő tételek kerülnek levonásra a bruttó keresetekből:
- Társadalombiztosítás adója
- Egészségügyi adó
- Munkanélküli járulékok
- Személyi jövedelemadó
- Nyugdíjak járulékai
Általában azonban nem ússzuk meg ennyivel, és további tételek karcsúsítják a hónap végi fizetésünket. De ezek már mind-mind az adott nemzet kormányának döntései. Van, ahol a magas adók miatt a szociális juttatások is kiterjedtebbek, és vannak olyan államok, ahol alacsonyak ugyan a bért terhelő levonások, cserébe viszont az állami ellátórendszerek is gyérek.
A bérszámfejtés szükségszerűsége
Bérszámfejtés nélkül nincs fizetés? Ezt talán így erős lenne kijelenteni. Hiszen a vállalkozások – optimális esetben legalábbis – a bevételükből képesek lennének bért fizetni a munkavállalóiknak. Más kérdés, hogy ez mennyire felelne meg a hatályos jogszabályokban foglaltaknak: pontos lenne-e, levonásra és befizetésre kerülne-e minden kötelezettség, stb. Nem mellékesen a cégvezetőknek – még ha értenének is hozzá – bokros teendőik közepette igazán nem szokott idejük maradni a bérezéssel, egyéb adminisztratív elfoglaltságokkal tevékenykedni.
Mint láthattuk tehát, a bérszámfejtés, a bérszámfejtői munka alapos felkészültséget és folyamatos ismeretbővítést igényel. Mert ha a számok nem stimmelnek, akkor rengeteg dolgozó haragjával kell szembe nézniük. Nem is beszélve arról, hogy a mulasztásért valakinek az adóhatóság előtt is felelnie kell.
A bérszámfejtés nehézségei
Mint a szakmák túlnyomó részét, a bérszámfejtést sem vehetjük félvállról. A bérügyintéző munkája során különösen érzékeny adatokkal is dolgozik (név, születési hely, születési idő, fizetés és egyéb juttatások összege, stb.), ezért a körültekintés és a titoktartás elengedhetetlen.
Nézzük, melyek a legfontosabb és legszenzitívebb adatok, mozzanatok, amelyekkel a számfejtés során egy bérügyes találkozhat:
A bértitok
A munkavállaló fizetése, illetve különböző juttatásai a nem nyilvános adatok körébe tartozik.
A megismert személyes adatok
Ahogyan az a fentiekben is említésre került, a munkavállaló személyes adatai szenzitív adatok, így azokat óvni kell az illetéktelen kezekbe kerüléstől Sőt, a GDPR európai szabályozás szellemében kérésre azokat visszaállíthatatlanul meg is kell semmisíteni.
Az utalás
Amennyiben a munkáltató kifizetőhelyként működik (amit egyébiránt a béres kollégák szoktak elvégezni), úgy elengedhetetlen a pontos, időben történő pénzügyi átutalások végrehajtása.
A változások követése
Egy gyerek születésénél, egy átsorolásnál vagy kinevezésnél változik a dolgozó nettó és bruttó jövedelme, így a kézhez kapott keresete és a levonandó terhek mértéke is. Ennek precíz számítása – természetesen a munkáltató tájékoztatása alapján – a bérszámfejtő feladata.
A bérszámfejtés és az MI
A technológia fejlődésével számtalan alkalommal felmerül, hogy miért ne tudná elvégezni a számítógép a bérszámfejtés körüli bokros teendőket. Kétségtelen, hogy a számítástechnika felfoghatatlan mértékben fejlődött az elmúlt években. Szakemberek szerint a mesterséges intelligencia előbb vagy utóbb teljes mértékben kiszorítja a humán munkaerőt, ugyanis már ma olyan összetett kalkulációs számításokra használják, ami néhány évvel ezelőtt felfoghatatlan lett volna.
Ennek ellenére egyelőre elképzelhetetlennek tűnik, hogy a gép maximálisan képes lenne kiváltani a bérügyes szakemberek munkáját. Jóllehet a technológia tényleg szélsebes fejlődésen megy keresztül, egyelőre csupán a mintázatok megfigyelésére és feldolgozására képes. Ha váratlan esemény csúszik a számfejtésbe (például hirtelen jött betegállomány, kiküldetés, jutalmazás), azzal jelenleg önállóan nem tudna megbirkózni a gépi intelligencia.
Mindezek tudatában azonban elmondható, hogy a számítástechnika és a bérszámfejtés kéz a kézben járnak, hiszen a különböző szoftverek rendkívüli módon megkönnyítik akár a havi számfejtést, akár a TB ügyintézést.
