Hogyan biztosítható a munkaidő valós elszámolása?
Amikor Marcel Proust francia író belekezdett Az eltűnt idő nyomában című grandiózus regényfolyamába, vélhetően nem az elkallódó munkaidő utáni kutatás vezette a kezét. (Habár a munkaidő-nyilvántartás körüli anomáliákkal és visszásságokkal is köteteket lehetne megtölteni.) Hogyan rögzíthető az alkalmazottak tényleges munkaideje, és miként támogatható ezzel a bérszámfejtés?
Egy vállalkozás életében gyakran előforduló probléma, hogy az alkalmazottak munkaidejének rögzítésében hiányosságok mutatkoznak. Ennek számos oka lehet, a tapasztalatok szerint leginkább az emberi tévedés vagy a szándékosság áll a háttérben, a papíralapú nyilvántartás ugyanis lehetőséget ad a felfelé kerekítésre.
Az ilyen módon megszerzett percek gyorsan összeadódnak. Az Amerikai Bérszámfejtők Szövetségének kimutatása szerint a cégek éves szinten összességében a bruttó bevételük 7 százalékát fizetik ki le nem dolgozott munkaidőre. A szervezet szerint ez egyenes következménye annak, hogy a vállalkozások nem fordítanak elég figyelmet a belépési és kilépési adatok, a távollétek és a túlórák nyomon követésére.
De mégis miként érhető el a beosztottak munkaidejének valós alapokon nyugvó elszámolása, miközben nem érzik azt, hogy minden percben megfigyelés alatt állnak? Az elektronikus munkaidő-nyilvántartás hatékony módja a hiányosságok kiküszöbölésének, ám akadnak olyan cégszintű intézkedések is, amelyek bevezetése drasztikusan csökkenti a nyilvántartás körüli problémákat.
Az elektronikus munkaidő-nyilvántartás
A belső hálózaton vagy online rendszeren futó munkaidő-nyilvántartás nem csupán a pontos eseményrögzítést biztosítja, de lehetőséget ad az ebédidő, a szabadságok és a túlórák nyomon követésére is. Ez rendkívüli módon megkönnyíti a bérszámfejtés körüli teendőket, az alkalmazottak pedig maguk is követhetik napi, heti, havi munkaidejük alakulását, vagy például a kivett szabadságaik számát.
Az eltűnt idő sok esetben annak a következménye, hogy a munkavállalók rendkívül bonyolultnak és követhetetlennek tartják a munkaidejük adminisztrálását. Az elektronikus munkaidő-nyilvántartás kiiktatja az idegtépő adminisztrációs folyamatot a rendszerből, hiszen többnyire elég egyetlen kártyát lehúzni érkezéskor és távozáskor.
Az elveszett idő okainak feltárása
Egy cég külső telephelyén egyik napról a másikra tömeges késések mutatkoztak a hó végi bérszámfejtés során. Egy kis utánajárással kiderült, hogy a portaszolgálatot adó vállalkozás átszervezte a műszakváltást, ami alatt nem tudták kiadni a dolgozók belépőkártyáit. A cég alkalmazottai hosszú perceket álltak a bejáratnál, nem tudták felvenni a munkát, mert a portaszolgálat a műszakváltás adminisztrálásával volt elfoglalva.
A probléma feltárását követően a két cég megállapodott egymással, hogy a portások csak azt követően kezdik el a váltást, miután kiadásra kerültek a belépőkártyák. A fennakadás triviálisnak tűnhet, a történet mégis jól példázza, hogy egy apró homokszem a fogaskerekek között egy egész telephely munkafelvételét akadályozhatja.
Az elveszett idő feltárásába érdemes bevonni az alkalmazottakat és a középvezetőket is, sok esetben ugyanis ők közvetlen közelről látják a problémás pontokat, és akár használható javaslatokkal is előállhatnak. A munkaidő-nyilvántartás és a bérszámfejtés kéz a kézben járnak, így az időkiesés, a hibás adminisztráció már rövidebb távon is a komoly költségkiesést okozhat a szervezet mindennapjaiban.