Papírmentes bérszámfejtés – megéri váltani?
A papírmentes bérszámfejtés az elmúlt években rendkívüli népszerűségnek örvend. Ennek egyik oka kétségkívül a járványügyi intézkedések kapcsán elrendelt home office munkavégzés, ugyanakkor ez a típusú bérügyi megoldás mind a cégek, mind pedig a bérszámfejtő munkáját jelentősen megkönnyíti. Mit érdemes tudni a papírmentes bérszámfejtésről?
A papíralapú adminisztrációt és nyilvántartást nélkülöző bérszámfejtések száma az utóbbi pár évben jelentősen megnőtt. Azonban az elektronikus bérügyintézés erősödése ellenére a munkáltatónak a bevezetés előtt érdemes néhány momentumra figyelmet fordítania. Nézzük a papírmentes bérszámfejtés előnyeit, és sarkalatos pontjait!
1; Elektronikus tárolás
A bérügyi dokumentációk a számítógépen is tárolhatók, ezzel kiküszöbölhető a rendetlenség, a nyilvántartások pedig egy pillanat alatt rendelkezésre állnak. A fájlok minden napszakban elérhetők, a betekintéshez nem szükséges beutazni a cég vagy a hivatal telephelyére. Nem mellékes, hogy a papíralapú iratok kivezetésével a hulladék mennyisége is csökken, a munkahely környezetbaráttá válik.
2; Banki utalások előkészítése
Munkavállalói szemmel az egyik legfontosabb elvárás a munkaadó felé, hogy hó végén minél hamarabb és hiánytalanul a bakszámlára kerüljön a fizetés. A számítógépes bérszámfejtés nem csupán előkészíti, de fel is gyorsítja az alkalmazotti kifizetéseket.
3; A bérszámfejtés nyomon követése
Az elektronikus nyilvántartások vezetése lehetőséget ad a munkavállalóknak arra, hogy online hozzáférjenek a bérszámfejtési adataikhoz. Ez azt jelenti, hogy digitálisan megtekinthetik – sőt akár ki is nyomtathatják – a fizetési papírjaikat, a szabadság nyilvántartásukat, és nem utolsó sorban nyomon követhetik a munkaidejüket és túlórájukat.
4; A papíralapú jelenléti ív kivezetése
A munkahelyi belépőrendszer és a bérszámfejtési munka összehangolása megspórolhatja a papíralapú jelenléti ív vezetését. Ez csökkentheti a munkaidővel való visszaélések számát, a ki- és belépések akár másodpercre pontosan számfejthetővé válnak.
5; Az adóbevallás megkönnyítése
Az elektronikus bérügyintézés merőben megkönnyíti és fel is gyorsítja az éves adóbevallás elkészítését, illetve az adóhivatal felé történő adatszolgáltatási kötelezettség teljesítését. Mivel a bérszámfejtés számítógépen történik, sokkal egyszerűbb tartani a határidőket, nyilvántartani az alkalmazottakat.
6; Költségmegtakarítás
A papírmentes bérszámfejtés jelentős megtakarítást eredményezhet a költségvetésben. Csökkenhet az irodaszerekre (nyomtatóra, festékpatronra, papírra, tollra) fordított összeg, és kevesebb nyomás kerülhet a munkaügyre is. Ezen felül az alkalmazottak a bérügyek bizonyos aspektusait önállóan is intézhetik, ami szintén költségmegtakarítást eredményezhet.
Mire érdemes figyelni a papírmentes bérszámfejtés során?
Habár a számítógép rendkívüli módon megkönnyíti a bérügyek körüli teendőket, a jogszabályokat ugyanúgy be kell tartani, mint a hagyományos bérszámfejtés esetén. Ha már számítógép! Az elektronikusan tárolt személyes adatokat minden esetben kiemelt figyelemmel, kellő körültekintéssel kell kezelni.
Különösen igaz ez a bérszámfejtésre, amely számos bizalmas és érzékeny adatot foglal magába. A papírmentes bérszámfejtés bevezetése előtt érdemes lehet konzultálni egy számítástechnikai szakemberrel (vagy céggel) a szenzitív adatok tárolását, kezelését és biztonsági mentését illetően.
