5 nyomós érv, amiért a táblázatot el kell felejteni a bérszámfejtés során
Számos induló vállalkozás teszi le a voksát a táblázatok mellett az üzleti-pénzügyi feladatok elvégzése kapcsán. A táblázatkezelő szoftverek költséghatékonyak, megbirkóznak az alapvető matematikai műveletekkel, és használatuk könnyen elsajátítható. Ám ahogy a vállalkozás növekszik, használatuk egyre összetettebb lesz, és a hibalehetőség hatványozódik. Nézzük az 5 legfontosabb érvet, amiért messze kerüljük el a táblázatokat a bérszámfejtési munka során!
1; A táblázatok használata növeli az adatok összetettségét
A bérszámfejtési munka rendkívül sok elemből álló folyamat, amit a különböző táblázatkezelő programok csak még összetettebbé tesznek. A számfejtendő alkalmazottak számának gyarapodásával az alkalmazott képletek (összegzés, darab, igaz, hamis és társaik) könnyen felülíródnak például egy másol-beilleszt művelet során, ami hibás eredményhez vezethet.
Néhány alkalmazott esetén a hiba még szemet szúrhat, ám terjedelmes kollektíva esetén már nem biztos, hogy a tévedések felszínre kerülnek. Ez akár azt is jelentheti, hogy a munkavállalók fizetése vagy egyéb juttatása tévesen kerül utalásra.
2; A táblázatok nem ismerik a jogszabályokat
Mivel a táblázatkezelő szoftvereket nem kifejezetten a bérszámfejtési munka elvégzésére tervezték, így az aktuális pénzügyi és adózási jogszabályok ismeretét sem várhatjuk el tőlük. Nem fogják ismerni sem a családi, sem a személyi adókedvezmény intézményét, de nem fognak tudni kalkulálni a betegszabadsággal vagy a kiküldetéssel sem.
A táblázatok használata a bérszámfejtéshez kiszolgáltatottá teszi a vállalkozást, amely súlyos szankciókat vonhat maga után. Egy induló cég életében a pénzügyi büntetések akár a vállalkozás jövőjét is megpecsételhetik.
3; A táblázatok nem takarítanak meg időt
Annak ellenére, hogy a kézi összeadásnál a táblázatkezelők merőben gyorsabbak, valójában a számítógép ebben az esetben nem feltétlenül gyorsítja fel a bérszámfejtést. Miért van ez így? Azért, mert a jelenléti ívek kezelése, a szabadságos papírok összesítése, az utazási kedvezmények feldolgozása és a többi bérszámfejtési folyamat végrehajtása továbbra is manuálisan történik.
A táblázatok a számfejtési munka egy meghatározott részét valóban megkönnyíthetik, ám a feladat oroszlánrészét továbbra is kézzel kell elvégezni.
4; Kódolt tévedés
A táblák adatait emberek rögzítik, ezért a kisebb-nagyobb tévedések lényegében kódolva vannak. A bérszámfejtés során pedig elég egy apró hiba, ami a teljes kalkulációt megváltoztathatja. A tévedés lehetőségét csak tetézi, hogy a szerkeszthető táblázatok számtalan alkalommal több alkalmazott kezén is átfutnak, ami elkerülhetetlenül pontatlan adatok rögzítését eredményezheti.
Egy számítási folyamatban minél kisebb az emberi tényező, annál kevesebb az esély a hibára. A bérszámfejtésben a tévedés pedig megengedhetetlen, hiszen a munkavállaló láthatja a kárát.
5; A szenzitív adatok védelme
A bérszámfejtési táblákat mindenki könnyűszerrel megtekintheti, akinek a számítógépére a szoftver telepítve van. A táblázatkezelő programok nem célfeladatok ellátására készültek, így a jogosultsági szintek beállítására sincs lehetőség. Ez azt eredményezheti, hogy a szenzitív adatnak számító béradatokhoz bárki hozzáférhet, amivel komolyan sérülhetnek a munkavállalók jogai. A táblázatok, táblázatkezelő szoftverek tehát ebből a szempontból sem kifejezetten ideálisak a bérszámfejtési munkák elvégzéséhez.
